Podle závěrů rozhodovací praxe může zadavatel využít svého oprávnění opatřovat si sám v zadávacím řízení určité údaje nebo doklady, které v nabídce dodavatele chybí, aniž by vyžádal jejich předložení skrze doplnění nabídky dodavatelem. To se týká například možnosti stažení si (v nabídce chybějícího, ale jinak veřejně dostupného) výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů jako dokladu z veřejného seznamu soužícího k prokázání základní způsobilosti dodavatele jako objektivní skutečnosti. Podmínkou tohoto postupu je to, že tyto údaje nebo doklady nebudou předmětem hodnocení, jsou pouze dílčími chybějícími údaji či doklady a nedojde k porušení základních zásad.
V souladu s těmito zásadami by měl zadavatel vůči všem účastníkům zadávacího řízení postupovat v zásadě stejně (tj. rovně a nediskriminačně) a svoje úkony vždy řádně zaznamenat (transparentnost). Zároveň by neměl fakticky nahrazovat povinnosti účastníků zadávacího řízení, nýbrž pouze zajišťovat hladký průběh zadávacího řízení (přiměřenost). Dodrží-li zadavatel při svém postupu tyto zásady, není vyloučeno, aby si zadavatel sám (i z vlastní iniciativy) zajistil dílčí chybějící doklad účastníka z veřejně dostupných zdrojů, pokud tento doklad nebude předmětem hodnocení ani jím není posuzována konkrétní neurčitá míra kvalifikace, nýbrž pouze dokládá objektivní skutečnost zaznamenanou ve veřejném seznamu. Bylo by tedy zřejmě přílišným formalismem trvat i v takovém případě (resp. ve všech případech) na předložení výpisů z veřejných seznamů či veřejných rejstříků přístupných veřejně online (jako např. výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, výpisu z obchodního rejstříku atp.) výhradně účastníkem. V tomto duchu se vyjádřil Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) v rozhodnutí ze dne 18. 10. 2024, č.j. ÚOHS-S0657/2024/VZ-39543/2024/500. Připustil tedy v určitých případech jako možnost pořízení výpisu z (veřejného) seznamu kvalifikovaných dodavatelů samotným zadavatelem jako veřejně dostupného dokladu o základní či profesní způsobilosti dodavatele, aniž by trval na předložení tohoto dokladu výhradně dodavatelem formou doplnění nabídky.
Výše uvedená možnost zadavatele se opírá o ust. § 39 odst. 5 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), které umožňuje zadavateli ověřovat věrohodnost poskytnutých údajů, dokladů, vzorků nebo modelů a za určitých podmínek si je i sám opatřovat. Podle tohoto zákonného ustanovení sice obecně platí, že v průběhu zadávacího řízení vychází zadavatel především z údajů, dokladů, vzorků nebo modelů poskytnutých účastníkem zadávacího řízení a jejich věrohodnost může ověřovat (např. porovnáním s údaji dostupnými online, srov. rozhodnutí ÚOHS ze dne 13. 12. 2024, č.j. ÚOHS-R0170/2024/VZ-48255/2024/163). Zadavatel by tedy svým postupem neměl suplovat povinnost účastníka předložit všechny potřebné údaje či doklady a fakticky tak v některých případech upustit od toho, aby byly tyto doloženy ze strany dodavatele. Zároveň však platí, že při dodržení základních zásad si zadavatel může i sám opatřovat určité údaje či doklady, které pouze určitým způsobem doplňují či vysvětlují údaje již doložené dodavatelem (viz např. rozhodnutí ÚOHS ze dne 26. 9. 2018, č.j. ÚOHS-S0253/2018/VZ-28149/2018/512/ŠMr) a které nebudou hodnoceny podle kritérií hodnocení. Doplnit nabídku o údaje či doklady podléhající hodnocení nelze, to by bylo v rozporu s ust. § 46 odst. 2 ZZVZ (srov. rozhodnutí ÚOHS ze dne 10. 5. 2021, č.j. ÚOHS-S0344/2020/VZ-15515/2021/500/AIv, z něhož vyplývá, že při ověřování referencí účastníků řízení určených k hodnocení nabídek se nesmí jednat o obstarávání nových podkladů, nýbrž pouze o deklaratorní ověření již předložených podkladů).
Zadavatel tedy sice v principu nesmí fakticky doformulovat nabídku účastníka, ale smí v rámci ověřování věrohodnosti skutečností předložených účastníkem sám aktivně vyhledat či si opatřit takové údaje či doklady (např. výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů), které pouze určitým způsobem doplňují nebo vysvětlují účastníkem již předložené údaje či doklady, a přinášejí odpovědi na otázky, které vyvstaly v souvislosti se skutečnostmi předloženými účastníkem, přičemž tento postup zadavatele musí být transparentní a zpětně kontrolovatelný.