Skutečný majitel je fyzická osoba, která zásadním způsobem řídí činnost právnické osoby, a/nebo z její činnosti profituje. U obchodních korporací je dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu indikátorem to, že:
(1) sám nebo společně s osobami jednajícími s ním ve shodě disponuje více než 25 % hlasovacích práv nebo má podíl na základním kapitálu větší než 25 %,
(2) sám nebo společně s osobami jednajícími s ním ve shodě ovládá osobu uvedenou v bodě 1, nebo
(3) má být příjemcem alespoň 25 % zisku
Nelze-li takovou osobu ani tak určit, zapíše se jako skutečný majitel člen statutárního orgánu (nebo osoba v obdobném postavení).
Zápis musí proběhnout u právnické osoby zapsané do obchodního rejstříku do 1. ledna 2019; u ostatních právnických osob z jiných veřejných rejstříků do 1. ledna 2021.
Zápis provádí buď příslušný rejstříkový soud (krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud zapsané osoby), nebo notář. Zápis probíhá prostřednictvím elektronického formuláře Ministerstva spravedlnosti. Pro podání návrhu může být zmocněna i třetí osoba.
Zahraniční právnická osoba musí přiložit sdělení o doručovací adrese na území České republiky nebo zmocněnce pro přijímání písemností v ČR.
Dále je třeba doložit listiny dokládající (1) totožnost skutečného majitele, pokud ji nelze ověřit z tuzemského registru obyvatel (výpis z registru obyvatel nebo odpovídající doklad státu, jehož je občanem), a (2) pozici skutečného majitele (samotný údaj o skutečnosti zakládající jeho postavení snadno ověřitelný ve veřejném rejstříku, případně odkaz v listině na již založené dokumenty ve sbírce listin veřejného rejstříku, nebo např. seznam akcionářů, dohoda akcionářů, prohlášení skutečného majitele či prohlášení dané právnické osoby).
Rejstříkový soud nezkoumá obsah, věcnou správnost údajů ani míru, v jaké byly tyto údaje doloženy. Evidence je zcela neveřejná.
Zákony nestanoví za neprovedení zápisu skutečného majitele žádné přímé sankce. Nepřímé negativní důsledky mohou ale plynout z jiných právních předpisů (př. podezřelost při kontrole klienta v kontextu AML zákona, vyloučení účastníka ze zadávacího řízení veřejné zakázky). Uvedení nepravdivých informací může mít i trestněprávní důsledky.